01.11.21
Каждый бизнес обладает огромным массивом данных. Очень сложно найти компанию, которая в своей деятельности не использовала бы различные системы автоматизации. Как минимум, это системы для управленческого, налогового и бухгалтерского учёта. Более продвинутые компании для организации бизнес-процессов используют системы автоматизации отношений с клиентами (CRM), системы для цифрового маркетинга (Digital Marketing), логистические, производственные, кадровые и прочие системы и сервисы, которые в зависимости от вида бизнеса способны создать дополнительные конкурентные преимущества.
Данные из всех этих систем имеют серьезный потенциал для анализа, поиска взаимосвязей, инсайтов, а, иногда, и для прогнозирования тех или иных аспектов деятельности компании. Но лишь небольшой процент компаний действительно занимается анализом этих данных хотя с каждым годом таких компаний становится всё больше.
Для того, чтобы построить аналитику и прогноз для бизнеса необходимы точные данные, а для этого в компаниях должен быть поставлен как минимум управленческий учёт, который можно реализовать на базе следующих решений.
Системы автоматизации управленческого учёта
Какую систему для управленческого учёта выбрать? Существует несколько вендоров, которые разрабатывают системы автоматизации учёта. Давайте их рассмотрим.
1. Автоматизация учёта на базе продуктов компании 1С
Конечно же в России это самый распространённый вендор (доля его на рынке разными экспертами оценивается в размере от 30 до 80% в зависимости от оцениваемого показателя). У компании 1С есть огромное количество продуктов для разных типов организаций. Это и простые системы для работы индивидуальных предпринимателей и небольших организаций, это и системы корпоративного уровня, способные объединить в себе данные для учёта и отчётности множества организаций крупного холдинга. При этом продукты 1С можно как приобрести в постоянное использование, так и взять в аренду для размещения как на собственных, так и на арендованных мощностях. Либо же оформить подписку на сервис, который будет включать в себя не только саму систему автоматизации учёта, но и работу специалистов по вводу и обработке данных в ней.
Кратко опишем некоторые продукты из линейки 1С:
• 1С:БизнесСтарт. Облачная автоматизация бизнеса для начинающих предпринимателей. Онлайн-бухгалтерия, отправка отчетности, деньги, товары, клиенты. Удобная программа с простым интерфейсом сама рассчитает ваши налоги и поможет сдать отчетность.
• 1С:Упрощёнка. Автоматизация учета и подготовка отчетности для небольших организаций и предпринимателей на УСН.
• 1С:Управление нашей фирмой. Готовое решение для торговых, производственных и сервисных компаний малого бизнеса. Оперативный учет, контроль, анализ, планирование.
• 1С:Управление торговлей. Продажи, закупки, склад, товары, финансы. Оперативный и управленческий учет, анализ и планирование торговых операций.
• 1С:ERP Управление предприятием. Комплексная автоматизация бизнес-процессов для эффективного управления предприятием.
• 1С:ERP Управление холдингом. Управление ресурсами предприятий и эффективностью холдинга в одном продукте.
• 1С:Корпорация. Комплекс интегрируемых решений для автоматизации крупных предприятий, групп компаний и холдингов.
Некоторые продукты 1С в базовой конфигурации не содержат полноценного функционала для создания системы управленческого учёта. Они созданы для того, чтобы компания смогла организовать своевременную и правильную сдачу бухгалтерской и налоговой отчётности. Поэтому необходимо будет выбрать продукт, который максимально подходит для особенностей бизнеса, и содержит необходимый функционал для управленческого учёта. Либо необходимо будет заказать доработку этого функционала у партнёров-франчайзи 1С.
2. Автоматизация учёта на базе продуктов компании SAP
Немецкая компания, которая занимает лидирующие позиции на мировом рынке и уже давно присутствует на рынке РФ в части продуктов для автоматизации бизнес-процессов. Остановимся на двух основных продуктах:
• SAP S/4HANA Cloud. Комплексная система планирования ресурсов предприятия (ERP) со встроенными интеллектуальными технологиями, среди которых искусственный интеллект, машинное обучение и расширенная аналитика.
• SAP Business One. Облачные и локальные ERP-решения для автоматизации бизнес-процессов от бухгалтерского учета и CRM, до управления логистической цепочкой и затратами.
Целевая аудитория пользователей SAP в России – крупные предприятия, производственные холдинги и корпорации. Решение для малого и среднего бизнеса SAP Business One удобно в использовании, адаптивно для бизнеса, но в эксплуатации дороже решений на платформе 1С и не столь среди предпринимателей.
3. Автоматизация учёта на базе продуктов компании Microsoft
Корпорация Microsoft так же работает с крупными предприятиями. На данный момент Microsoft предлагает линейку продуктов, объединённых под названием Dynamics 365. Ранее у компании были отдельные продукты этой линейки – Dynamics AX, Dynamics CRM, Dynamics GP, Dynamics NAV, Dynamics SL, поддержка которых осуществляется до сих пор. Для малого и среднего бизнеса лучше подходит современное облачное решение Dynamics 365.
4. Автоматизация учёта на базе продуктов компании Oracle
Основными специализациями компании Oracle являются создание отраслевых решений для бизнеса, баз данных, средств облачных вычислений. Эта американская корпорация создана в 1977 году и является одним из крупнейших производителей программного обеспечения в мире. В России так же, как и у SAP и у Microsoft, основные клиенты компании Oracle находятся в Enterprise сегменте. Наиболее широко продукты Oracle применяются в банковском секторе.
5. Другие системы автоматизации учёта
Существуют и другие производители программного обеспечения для автоматизации учёта, например, Галактика, Эпикор, Парус, Компас, Инфор, Ансофт и другие. Часть из этих вендоров создают специализированные продукты, часть – отраслевые решения. Выбор системы автоматизации должен быть обоснованным, необходимо провести экспертное обследование бизнеса, прежде чем выбрать ту или иную систему автоматизации, так как от этого будет зависеть не только удобство пользования, но и эффективность компании в целом.
Построение системы управленческого учёта и выбор инструмента для аналитики
Вероятнее всего вы выберете систему управленческого учёта на базе продуктов компании 1С, потому что эта компания даёт оптимальные для старта условия и качественный продукт, поэтому дальнейшие примеры будут приведены именно с программой 1С.
Как построить систему управленческого учёта в компании? Вы можете воспользоваться тем функционалом, который есть в системе автоматизации, и его на начальном этапе будет достаточно.
Самое важное – это определить и описать все бизнес-процессы в компании, сформулировать их с точки зрения управленческого учёта и обеспечить систему управленческого учёта всеми необходимыми для дальнейшего анализа данными. Рекомендуется сосредоточиться в управлении на основных бизнес-процессах компании – продажах, финансах, маркетинге, логистике, кадрах и производстве (если ваш бизнес связан с производством продукции). Если же штатного функционала недостаточно – воспользуйтесь услугами партнёров компании-разработчика и реализуйте необходимые изменения в системе управленческого учёта.
Большинство систем автоматизации управленческого учёта обладают возможностями для построения различного рода отчётов и анализа данных. Преимуществом анализа данных непосредственно в системе управленческого учёта является наличие готовых отчётов и возможность создания отчётов по нужным параметрам. Данные уже есть в системе, достаточно сформировать запрос и получить необходимую информацию. Так выглядит пример диалога настройки параметров запроса отчёта по продажам в 1С и полученный результат.
Диалог настройки параметров запроса отчёта по продажам в 1С.
Отчёт по продажам в 1С.
Тем не менее, у данного способа анализа бизнес-показателей есть существенные недостатки, так как можно анализировать только те данные, которые есть в системе. Импортировать данные в 1С из других систем автоматизации может быть весьма трудоемким и дорогостоящим процессом, как с точки зрения затрат на разработку подобных решений, так и с точки зрения хранения этих данных и их анализа. Рост объёмов данных в системе 1С приводит к замедлению её работы при формировании больших отчётов. Кроме того, в момент генерации отчёта повышенная нагрузка на сервера 1С может негативно сказываться на её быстродействии в целом, мешая работе других служб и сотрудников.
Поэтому обоснованным будет применение специализированных инструментов и сервисов аналитики. К специализированным инструментам относятся программные продукты для работы с данными – электронные таблицы (например, Microsoft Excel), аналитические платформы (например, Microsoft PowerBI), языки программирования (Python) и специализированные сервисы аналитики. Не только начинающие бизнесмены, но и крупные компании отдают предпочтение работе с аналитическими платформами или сервисами сквозной аналитики. Причем, доля использования готовых сервисов аналитики постоянно растёт. И мы предлагаем для создания системы управления на основе аналитики использовать именно сервисы аналитики.
Мы являемся разработчиками одного из таких сервисов аналитики для владельцев бизнеса Business Scanner. Данный сервис насчитывает более 35 готовых отчётов, имеет возможность импорта данных из любых систем автоматизации предприятия для дальнейшего анализа, и закрывает все основные направления от аналитики продаж до аналитики производственных процессов. Кроме того, важной особенностью сервиса является функционал автоаналитики, который позволяет сконцентрировать внимание руководителя на конкретных обнаруженных аномалиях.
Бизнес-анализ данных и принятие управленческих решений
Сегодня владельцы бизнеса стоят перед сложной задачей – помимо непосредственных обязанностей руководителю компании приходится владеть всеми навыками бизнес-аналитика и стать аналитиком-универсалом, потому что необходимо видеть и понимать всю картину бизнеса целиком, а не отдельными её частями.
Необходимо помнить, что зачастую для успешной реализации задуманного требуется не так и много усилий, как кажется на первый взгляд. В бизнесе прекрасно работает так называемое «Правило Парето» или «Закон Парето», при котором 20% усилий дают 80% результата, и наоборот, для того, чтобы достигнуть оставшихся 20% результата, нам придётся применить 80% усилий.
Прежде чем принимать какое-то решение, предприниматель должен сформировать «Цепочку принятия решения», которая должна содержать в себе следующие этапы:
В некоторых случаях необходимо добавить и пятый пункт - «Контроль за исполнением решения».
Кроме того, данная цепочка должна иметь возможность возврата на этап ниже, но только на уровне второго пункта, если мы понимаем, что качества и объёма собранных данных недостаточно для формирования и принятия решения. Это не означает, что невозможна ситуация, когда на этапе исполнения решения руководитель останавливает его исполнение или вообще отменяет для пересмотра. Конечно, лучше делать что-то, чем не делать ничего, но часто цена такого подхода бывает слишком высокой для бизнеса. Поэтому система принятия решения, базирующаяся на аналитике, становится максимально эффективной только при правильном решении всех задач, связанных с первыми двумя пунктами.
Вы можете самостоятельно собрать эту «цепочку» в системе автоматизации управленческого учёта, но это долго, дорого и неинформативно. Поэтому мы рекомендуем воспользоваться готовым сервисом, который может собирать первичные данные из ваших систем автоматизации, имеет функционал для анализа этих данных и для помощи в формировании решения. В некоторых случаях вам останется только принять и исполнить принятое решение. В дальнейшем примеры отчётов и задач для управления на основе данных, мы будем публиковать и решать с помощью сервиса автоаналитики и построения прогнозов для владельцев бизнеса Business Scanner.
Рассмотрим основные направления бизнеса, в которых анализ данных позволит руководителю максимально эффективно управлять своей компанией.
Аналитика продаж
Для анализа информации по продажам существует множество методов и отчётов. В основном для анализа используется сегментный метод, когда анализируется связка клиент-товар-менеджер. С помощью BI-сервисов вы можете получать информацию по тем параметрам, которые вы одновременно выбрали в сервисе.
Важным показателем измерения качества продаж в компании является анализ абсолютных и относительных изменений объёмов продаж и прибыли по сравнению с прошлыми периодами. Данный отчёт способен отразить даже незначительные негативные тенденции и вовремя принять соответствующие меры.
Пример отчёта по анализу продаж год к году.
Кроме того, стоит на постоянной основе проводить ABC-анализ клиентской базы, сопоставляя данные по классам клиентов с уровнями рентабельности. А аналитика лояльности клиентов по методологии RFM поможет вам создать бизнес-процесс по работе с клиентами разных групп, например, с клиентами под угрозой оттока или с новыми клиентами.
Отчёт по лояльности клиентов по методологии RFM.
И настоятельно рекомендуем изучить методологию когортного анализа с применением факторного анализа (анализа всех экономических параметров – факторов, которые могли повлиять на удержание и отток клиентской базы в рамках когорты клиентов). Все эти методы позволят вам принимать верные управленческие решения при работе с клиентами, номенклатурой и менеджерами в продажах.
Аналитика финансов
Финансовая аналитика позволит вам обнаружить скрытые финансовые резервы и вовремя заметить негативные тенденции, связанные с ростом себестоимости производимой продукции на фоне падения рентабельности.
Например, если ваша компания не обладает достаточными собственными средствами, вам придётся использовать заёмные средства. Это будут либо деньги клиентов (когда вы работаете по предоплате), либо деньги поставщиков (когда вам поставщик отгружает товар или предоставляет услугу с отсрочкой оплаты), либо вы берете кредит в банке. И может возникнуть такая ситуация, когда клиенты вам не оплатили деньги за продукцию, а сроки оплаты поставщикам подходят концу. Подобная ситуация создаёт так называемый «кассовый разрыв», который может привести не только к приостановке деятельности предприятия, но даже к его банкротству. Анализ дебиторской и кредиторской задолженности, предотвращение «кассового разрыва» – ваша основная задача.
Отчёт по анализу дебиторской задолженности.
Кроме того, благодаря анализу движения денежных средств (ДДС) и денежного потока, в том числе и относительно изменений к прошлым периодам, вы можете оценивать готовность компании к внутренним инвестициям.
Отчёт по анализу изменений ДДС год-к-году.
Аналитика производственных процессов
Далеко не каждая компания является производителем тех или иных материальных ценностей. Но довольно много компаний производят те или иные услуги, которые тоже подразумевают производственный процесс, требующий особого подхода к его организации.
Стоит отменить, что важно не только создать правильные бизнес-процессы в производстве, но и уметь их контролировать и оптимизировать, подстраиваясь под изменения рынка. Поэтому руководитель на этапе проектирования бизнес-процессов должен вложить в них систему сбора данных, опирающуюся не только на какие-то количественные или временные характеристики, но и на исполнителей. А потом уже в рамках анализа и принятия решений иметь возможности для контроля за их исполнением.
Аналитика маркетинга
Эффект от маркетинга не так легко оценить, поэтому на помощь бизнесу приходит сквозная аналитика. Сквозная аналитика - это тот или иной сервис аналитике, в котором собраны все цифровые рекламные каналы и показан вклад каждого из них в продажи.
Что дает сквозная аналитика маркетинга:
Отчёт по расходам и эффективности цифрового маркетинга.
Аналитика логистики
На данном этапе необходимо проводить аналитику состояния и эффективности логистических маршрутов для проведения их оптимизации.
А с точки зрения складской логистики вашей задачей будет обеспечение высокой оборачиваемости товарных запасов, чтобы вернуть деньги в бизнес в максимально короткие сроки и избежать рисков «кассового разрыва».
Отчёт по складской логистике.
Аналитика кадров
HR-аналитика насчитывает большое количество показателей таких как коэффициент и стоимость текучести кадров, цена и время закрытия вакансии, средний срок пребывания в должности, оценка образовательных процессов, выполнение планов и др.
Обычно под решение таких задач разрабатывается индивидуальная система HR-аналитики.
Конечно, указанные выше методы управления на основе данных далеко не исчерпывающие, но они позволят сосредоточиться не на оперативном управлении бизнесом, а на его стратегии. Не бойтесь делегировать свои полномочия. Сотрудники, которые знают, что вы владеете всем необходимым и объективным объёмом информации, сами будут работать эффективнее, если вы с ними этой информацией будете делиться. При этом рекомендуем всегда «держать руку на пульсе» и тогда вы достигнете намеченных целей.
12 февраля
24 января на YouTube-канале «Технологии в лицах» вышел третий выпуск, гостем которого стал генеральный директор ООО АЛАН-ИТ, владелец сервисов Dairy Production Analytics и Business Scanner Александр Елин.
30.12.23
Уважаемые коллеги, клиенты и партнёры! Примите от нас новогоднее стихотворное поздравление!
Заказать обратный звонок
Заполните форму и наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время!
Подтверждение