Аудит бизнес-процессов: когда и как проводить

Ранее мы уже упоминали, что все проекты по бизнес-аналитике начинаем с аудита. Исключением не стали и проекты по внедрению и изменению бизнес-процессов. Ведь перед тем, как что-то менять, нужно определить, что менять и главное зачем. Об этом мы писали в предыдущей статье.

Сейчас мы хотим рассказать непосредственно про аудит бизнес-процессов.

Когда проводить аудит бизнес-процессов?

Перечислим основные ситуации и события в компании, когда необходимо проводить аудит бизнес-процессов:

1. Перед внедрением и изменением бизнес-процессов в компании для того, чтобы оценить ситуацию и подтвердить гипотезы о том, какие процессы необходимо менять.

2. После внедрения изменений в процессы для того, чтобы убедиться в корректности функционирования процесса и вовремя внести изменения, если это потребуется. Аудит проводится не сразу же после изменения процесса. Например, вы прописали бизнес-процесс, доработали систему автоматизации под данный процесс и во время эксплуатации ряд непосредственных участников процесса поняли, что необходимо внести изменения. Тем не менее, обычно такие проблемы решаются на этапе тестирования.

3. Внеплановый аудит проводится по требованию руководства компании, когда выявляются серьезные ошибки, есть предложения по совершенствованию процесса или есть системные жалобы клиентов.

4. Плановый аудит должен проводится в компаниях не реже 1 раза в год, тем не менее, не все компании его проводят. Поэтому проводя предпроектные обследования мы можем находить «удивительные» для менеджмента компании вещи.

Как проводить аудит бизнес-процессов?

Чтобы аудит прошел эффективно и в запланированные сроки, необходимо сформировать следующие документы:

1. Распоряжение о проведении аудита. В документе указываются причины аудита, цели, участники, объём работ и сроки, назначаются ответственные лица. Чем больше организация, тем важнее данный документ, так как нередко можно столкнуться с нежеланием работников на местах принимать участие в аудите.

2. Рабочие документы аудиторов. Обычно это набор документов, которые заполняются в ходе проверка: анкеты, скрипты, опросники, тесты и т.д.

3. План-график аудита. Документ содержит в себе перечисление основных этапов проведения аудита с указанием сроков, ответственных лиц и необходимых ресурсов. Закладывается время на сбор данных, проведение анализа, разработку рекомендаций, согласование отчётной документации и презентацию результатов аудита.

4. Итоговый отчёт. Документ содержит краткое описание аудита и основные выводы. В документе указываются выявленные ошибки и перечисляются рекомендации. К документу обычно прикладывается краткое аудиторское заключение для руководства.

Этапы проведения аудита бизнес-процессов

Аудит проводится в соответствии с утвержденным планом:

1. Сбор данных

Проверка начинается со сбора данных о компании. Эту информацию обычно содержат следующие документы – стратегия компании, должностные инструкции, регламенты и прочие документы.

Полученная информация отражается в отчёте, где указывается структура организации и основные её подразделения, перечисляются основные бизнес-процессы.

Также сбор данных предполагает интервьюирование персонала, заполнение сотрудниками анкет, опросников и т.д.

2. Анализ бизнес-процессов

На данном этапе подробно описываются бизнес-процессы компании. Составляются блок-схемы, диаграммы, фиксируются проблемы и выявленные недочёты.

3. Моделирование бизнес-процессов

Результатом анализа бизнес-процессов является систематизированная информация о компании в наглядной форме – в виде взаимосвязанной структурной модели.

Модель согласовывается с ответственными лицами проекта. После согласования разрабатывается подробная схема бизнес-процессов, которая находит своё отражение в отчёте.

4. Подготовка отчёта и презентация результатов

В отчёте фиксируется собранная информация, делаются основные выводы, а также предлагаются пути оптимизации, предложения по совершенствованию процессов. Рекомендации представляются в виде понятного плана-графика работ с указанием необходимых ресурсов, ответственных лиц и сроков реализации.

Кроме того, отчёт содержит перечисление основных рисков и последствий, с которыми может столкнуться компания, если проигнорирует указанные в рекомендациях изменения. Также в отчёте указывается ожидаемый эффект от изменения бизнес-процессов.

После завершения формирования отчёта, проводится согласование данного документа со стороны компании. Отчёт может быть дополнен комментариями и видением ситуации со стороны ответственных лиц компании. Затем проводится презентация результатов аудита перед высшим руководством.

Далее остаётся согласовать план-график по изменению бизнес-процессов и приступить к их реализации. Оценить эффективность внесённых изменений в жизнедеятельность компании можно через какое-то время и это можно сделать, отслеживая ряд показателей по финансам, продажам, прибыли, объему производства, частоте обращений и так далее. Ряд ключевых показателей можно оценивать ежедневно с помощью Business Scanner.

Если вы хотите провести анализ бизнес-процессов в своей компании или оценить их эффективность, то оставляйте заявки на нашем сайте.