5 правил управления дебиторской задолженностью

Редкой компании удаётся полностью избавиться от дебиторской задолженности, поэтому важно научиться работать с ней правильно и эффективно. 

В данной статье мы рассматриваем отношения исключительно между компанией и её клиентами, исключая переплаты за налоги, займы сотрудникам и т.д. 

1. Проводите ревизию дебиторской задолженности 

В абсолютном большинстве компаний работа с дебиторской задолженностью реализуется так: менеджеры по продажам сами прописывают сроки оплаты клиентам, а после отслеживают. При этом текущие дела обязательно выходят на первый план, а клиенты не платят, пока менеджер не вспомнит о пост оплате. 

Другой минус такого подхода – руководитель не видит полной картины, а значит не может разумно принимать решения. 

Оптимально ежемесячно отслеживать общую сумму задолженности, ДЗ текущего месяца, ДЗ прошлого месяца, ДЗ свыше 2 месяцев. 

2. Минимизируйте дебиторскую задолженность 

Предоставляя клиентам возможность пост оплаты, вы передаёте им в пользование свои деньги на безвозмездной основе. Получается, что оборотными средствами вашей компании пользуется другая фирма: она как-бы получает бесплатный кредит за ваш счёт. 

Если вы всё-таки решили предоставить отсрочку платежа, обязательно обсудите частичную предоплату, чтобы уменьшить сумму. Другой вариант – заказы с пост оплатой отгружать по более высоким ценам – это будет плата за то, что вы получите деньги позже. 

3. Оценивайте клиента до начала сделки 

Если клиент отгружается часто и по дебиторской задолженности, в какой-то момент становится сложно разобраться в структуре долга. Обязательно отслеживайте – какую сумму клиент должен сейчас и насколько давно появился долг. Эта информация также станет вашим аргументом в процессе переговоров. 

Например, на скрине выше вы видите, что у Покупателей №275, 778, 262, 681, 535 примерно одинаковый уровень задолженности. Однако структура разная: Покупатели №275, 681 и 535 не платят больше 2 месяцев, в таком случае о предоставлении отсрочки не может быть речи. Покупатели 778 имеет задолженность прошлого месяца, можно договориться о её погашении и новой отгрузке. Покупатель 262 хоть и имеет задолженность, но вся она текущего месяца.   

4. Выработайте механизм работы с дебиторской задолженностью 

Как мы рассмотрели в предыдущем пункте, разумно делить клиентскую задолженность по сроку давности и размеру. Для каждой категории задолженности введите единые правила и это упростит процесс принятия решений, сделает процесс управляемым.  

Например: для задолженности текущего месяца не предпринимать действий, для задолженности прошлого месяца – напоминать соответствующему менеджеру о задолженности. Если контрагент просрочил оплату на 2 месяца – отправить претензионное письмо, а затем обратиться в суд. 

5. Мотивируйте сотрудников 

Менеджеры по продажам часто сосредотачиваются на суммах отгрузки, а когда KPI за продажи получен, заниматься дебиторкой некогда – нужно делать новые продажи и закрывать новый план. Так, на скрине, представленном выше, в правом нижнем углу мы видим, что клиенты самого «результативного» менеджера Сидорова имеют наибольшую и продолжительную задолженность перед компанией.  

Вариант мотивации сотрудников, который позволит снизить дебиторскую задолженность: платить процент только за оплаченные заказы. 

Удобно контролировать дебиторскую задолженность в сервисе аналитики Business Scanner, который собирает данные из учётных система компании, в том числе 1С. Оставьте заявку на нашем сайте или напишите нам письмо на почту sales@scanner.bz, чтобы узнать подробности о сервисе и внедрить его в своей компании.